Miten varaan esiintyjän yritystapahtumaan?
Esiintyjän varaaminen yritystapahtumaan lähtee yleensä liikkeelle muutamasta käytännön asiasta: millainen tilaisuus on kyseessä, missä ja milloin se järjestetään ja millaista ohjelmaa tilaisuuteen toivotaan. Valmista ajatusta esiintyjästä ei sen sijaan tarvitse vielä olla.
Olen itse huomannut, että asiakkaalla saattaa olla hyvinkin selkeä ajatus siitä, miltä tilaisuuden pitäisi tuntua, vaikka hän ei tietäisi, sopisiko sinne parhaiten livemusiikki, taikuri vai jotain ihan muuta. Se on aivan riittävä lähtökohta. Kun tiedän enemmän tilaisuudesta, pystyn ehdottamaan siihen sopivia vaihtoehtoja.
Jos olet järjestämässä yritystapahtumaa etkä oikein tiedä, mistä esiintyjän etsiminen kannattaisi aloittaa, käydään seuraavaksi läpi ne asiat, jotka ainakin itse haluaisin tietää ennen sopivan esiintyjän tai ohjelman ehdottamista.
Millainen musiikki sopii yritystapahtumaan?
Sama musiikki ei tietenkään sovi jokaiseen yritystapahtumaan. Jos vieraat saapuvat paikalle, hakevat lasin kuohuvaa ja jäävät juttelemaan keskenään, musiikin tehtävä on aivan erilainen kuin silloin, kun illallisen jälkeen halutaan nostaa tunnelmaa ja saada ihmiset viihtymään ohjelman äärellä.
Siksi kysyn yleensä ensimmäisenä itse tilaisuudesta. Onko kyseessä asiakastilaisuus, henkilöstöjuhla, cocktailtilaisuus, seminaari vai vaikka yrityksen vuosijuhla? Kuinka paljon vieraita on tulossa, millainen tila on käytössä ja missä vaiheessa tapahtumaa musiikkia tarvitaan?
Myös sillä on iso merkitys, halutaanko musiikin olevan taustalla vai saavan vieraiden huomion. Pianisti voi esimerkiksi soittaa vieraiden saapuessa niin, että keskustelulle on silti tilaa. Toisessa tilaisuudessa sama pianisti voi olla illan varsinainen ohjelmanumero. Ero ei siis välttämättä ole edes siinä, kuka esiintyy, vaan siinä, millainen rooli musiikille annetaan.
Joskus musiikilla on saman illan aikana useampikin tehtävä. Alkuun voidaan tarvita rauhallista taustamusiikkia, myöhemmin erillinen esitys ja illan edetessä jotain menevämpää. Silloin kannattaa miettiä kokonaisuutta eikä vain yhtä yksittäistä esiintymistä. Minusta juuri tässä kohtaa suunnittelu muuttuu kiinnostavaksi: kun tiedetään, mitä illan eri vaiheissa tapahtuu, voidaan miettiä, millainen musiikki toimii missäkin kohdassa.
Mitä tietoja tarjouspyyntöön tarvitaan?
Tarjouspyyntöä varten ei tarvitse kirjoittaa pitkää tapahtumasuunnitelmaa. Alkuun päästään jo sillä, että kerrot tapahtuman päivämäärän ja paikan, tilaisuuden luonteen sekä suunnilleen sen, missä vaiheessa päivää tai iltaa musiikkia tarvitaan.
Jos tiedät jo, että haluat esimerkiksi pianistin cocktailtilaisuuteen tai bändin henkilöstöjuhlan loppuiltaan, kerro se toki. Yhtä hyvin voit kuvailla vain sitä, mitä olet järjestämässä: vieraita on noin sata, alkuillasta syödään ja seurustellaan ja myöhemmin olisi tarkoitus saada vähän enemmän menoa.
Myös toivottua tunnelmaa kannattaa kuvailla omin sanoin. “Rauhallista ja tyylikästä”, “rentoa mutta ei liian bilehenkistä” tai “loppuillasta saisi jo tanssittaa” kertovat minulle jo aika paljon. Jos mielessä on tiettyjä kappaleita tai musiikkityylejä, nekin voi mainita, mutta valmista biisilistaa ei tarvita.
Jos suunnitelmat ovat vielä vähän kesken, tarjouspyynnön voi silti hyvin laittaa. Aikataulua, kokoonpanoa ja muita yksityiskohtia ehditään tarkentaa myöhemmin.
Millainen esiintyjä sopii yritystapahtumaan?
Esiintyjää miettiessä ei kannata ensimmäisenä jumittua siihen, pitäisikö paikalle saada bändi, taikuri vai jotain ihan muuta. Mieti ennemmin, mitä haluaisit tapahtumassa tapahtuvan.
Haluatko, että vieraat pysähtyvät yhdessä katsomaan esitystä? Silloin esimerkiksi taikuri, koomikko tai muu selkeä ohjelmanumero voi toimia hyvin. Jos taas ihmiset saavat jutella ja liikkua vapaasti, taustalla soittava pianisti tai muu livemusiikki voi sopia paremmin. Joskus voi olla hauskaa, ettei ohjelmanumero edes näytä aluksi ohjelmanumerolta. Crazy tarjoilija on tästä hyvä esimerkki.
Yritysjuhlissa illan tunnelma myös muuttuu usein matkan varrella. Alussa vaihdetaan kuulumisia ja syödään, myöhemmin voidaan haluta jotain, joka kokoaa porukan yhteen, ja loppuillasta ehkä tanssitaan. Samaan iltaan voikin hyvin yhdistää esimerkiksi taustamusiikkia, erillisen ohjelmanumeron ja loppuillan tanssimusiikkia. Elävällä musiikilla voi olla yritysjuhlassa monta erilaista roolia illan aikana.
Jos vaihtoehtoja tuntuu olevan liikaa, lähtisin liikkeelle ihan tapahtuman kulusta. Kun tietää, mitä illan aikana tapahtuu ja missä kohdissa ohjelmaa tarvitaan, sopivia vaihtoehtoja on jo paljon helpompi rajata.
Mitä esiintyjä maksaa?
Esiintyjien hinnoissa on isoja eroja, eikä pelkkä esityksen pituus kerro hinnasta kovin paljon. Puolen tunnin esiintyminen ei tarkoita puolen tunnin työkeikkaa. Mukana on yleensä valmistautumista, matkustamista, roudaamista ja tapahtumapaikalla odottamista, ja muusikoilla myös esimerkiksi soundcheck voi viedä oman aikansa.
Hintaan vaikuttaa tietenkin myös se, mitä ollaan tilaamassa. Yhden muusikon keikka on aivan eri kokonaisuus kuin useamman hengen bändi tekniikoineen. Myös tapahtumapaikka, ajankohta, esiintymisen kesto, mahdolliset erityistoiveet ja tarvittava äänentoisto vaikuttavat tarjoukseen. Esiintyjän hintaan vaikuttavia asioita on aika monta, joten olen avannut niitä tarkemmin omassa artikkelissaan.
Budjetin saa myös sanoa ääneen. Jos käytettävissä on esimerkiksi tietty summa ohjelmaan, se helpottaa sopivien vaihtoehtojen etsimistä. Ainakaan minulle budjetin kertominen ei tarkoita sitä, että tarjous automaattisesti tehdään juuri sen suuruiseksi. Se kertoo ennemmin, millaisia vaihtoehtoja on järkevää lähteä ehdottamaan.
Mistä tietää, että esiintyjä on luotettava?
Hyvä video tai hienot nettisivut kertovat jotain esiintyjästä, mutta yritystapahtumassa tarvitaan muutakin kuin hyvä esitys. Minulle ammattimaisuus näkyy myös siinä, mitä tapahtuu ennen kuin kukaan nousee lavalle.
Viestinnästä saa yleensä jo aika hyvän ensivaikutelman. Saatko kysymyksiisi selkeät vastaukset? Kysyykö esiintyjä itse tapahtumasta, aikataulusta ja tilasta? Entä puhutaanko tekniikasta ja muista käytännön asioista hyvissä ajoin vai jäävätkö ne viime tinkaan?
Videoita kannattaa tietysti katsoa, ja aikaisemmat asiakaspalautteet ja referenssit ovat hyödyllisiä. Itse kiinnittäisin huomiota myös siihen, millaisista tilaisuuksista esiintyjällä on kokemusta. Ravintolakeikka, häät ja yrityksen asiakastilaisuus ovat keskenään aika erilaisia työympäristöjä.
Kaikkea ei silti tarvitse löytyä valmiina verkkosivuilta. Jos jokin mietityttää, kysy suoraan. Esimerkiksi äänentoistosta, saapumisajasta, pukeutumisesta tai siitä, miten esiintyjä toimii aikataulun muuttuessa, voi aivan hyvin kysyä jo ennen varausta. Minusta hyvä merkki on se, että näistä asioista on helppo puhua.
Mitä tarjouksesta ja sopimuksesta kannattaa tarkistaa?
Kun sopiva esiintyjä löytyy, kannattaa vielä varmistaa, että molemmat puhuvat samasta keikasta. Päivämäärä ja paikka ovat tietysti selvät, mutta sopimuksesta tai tarjouksesta olisi hyvä löytyä myös esiintymisaika, settien määrä ja pituus sekä sovittu hinta.
Tekniikka on yksi niistä asioista, joista kannattaa kysyä ajoissa. Tuleeko äänentoisto esiintyjän mukana vai tarvitaanko se tapahtumapaikalta? Onko tilassa piano, jos sellaista tarvitaan? Mihin bändi mahtuu rakentamaan soittimensa ja pääseekö tavarat tuomaan paikalle järkevästi? Nämä kuulostavat pieniltä jutuilta siihen asti, kunnes flyygeli on väärässä kerroksessa tai bändin pitäisi roudata tavaransa keittiön kautta.
Kannattaa tarkistaa myös, mitä hinnassa on mukana. Matkakulut, tekniikka ja muut mahdolliset lisäkulut on mukavampi tietää etukäteen kuin huomata laskulta jälkikäteen. Samalla kannattaa vilkaista peruutusehdot ja se, mitä tapahtuu esimerkiksi esiintyjän sairastuessa.
Mitä esiintyjä tarvitsee tapahtumapäivänä?
Tapahtumapäivänä yksi tärkeimmistä asioista on se, että esiintyjä tietää, keneltä kysyä. Tapahtumapaikalla voi olla samaan aikaan cateringia, tekniikkaa, somistajia ja muuta henkilökuntaa, eikä järjestäjää ole aina helppo löytää juuri silloin, kun pitäisi päästä roudaamaan tavaroita sisään.
Siksi esiintyjälle kannattaa antaa etukäteen tapahtumapäivän yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero. Samalla on hyvä sopia, milloin paikalle pääsee, mistä tavarat tuodaan sisään ja missä esiintyjä voi valmistautua. Jos mukana kulkee piano, vahvistimia, kaiuttimia tai muuta kalustoa, myös auton saaminen edes kohtuullisen lähelle ovea helpottaa elämää huomattavasti.
Aikataulusta kannattaa kertoa muutakin kuin pelkkä esiintymisaika. Jos musiikin pitäisi alkaa heti puheen jälkeen, esiintyjän on hyvä tietää se. Samoin esimerkiksi ruokailun venyminen vaikuttaa helposti koko loppuillan aikatauluun. Pieniin muutoksiin on yleensä helppo mukautua, kun niistä vain tiedetään.
Jos esiintyjä on paikalla useita tunteja, on hyvä sopia myös tauoista, ruokailusta ja paikasta, jossa voi jättää omat tavarat. Näitä asioita ei yleisö illan aikana huomaa, mutta esiintyjän näkökulmasta ne tekevät työpäivästä huomattavasti sujuvamman.
Milloin esiintyjä kannattaa varata?
Esiintyjää kannattaa alkaa etsiä siinä vaiheessa, kun tapahtuman päivämäärä on tiedossa. Mitä aikaisemmin olet liikkeellä, sitä enemmän vaihtoehtoja yleensä on, etenkin jos juhlat osuvat suosittuun ajankohtaan.
Tietyt viikonloput täyttyvät paljon muita nopeammin. Pikkujoulukausi on tästä hyvä esimerkki, samoin kesän suosituimmat juhlapäivät. Jos mielessä on tietty esiintyjä tai kokoonpano, en jäisi silloin odottamaan kovin pitkäksi aikaa.
Toisaalta lyhyelläkin varoitusajalla kannattaa aina kysyä. Olen itsekin tehnyt keikkoja, jotka ovat tulleet kalenteriin viime hetkellä. Jos päivä sattuu olemaan vapaa ja tarvittavat järjestelyt ehditään tehdä, muutamankaan viikon tai jopa päivien varoitusaika ei automaattisesti tarkoita, ettei esiintyjää enää löytyisi.
Kaiken ei tarvitse olla valmista varausta tehdessä. Ohjelmisto, tarkka aikataulu ja muut yksityiskohdat voidaan sopia myöhemmin. Jos sopiva esiintyjä löytyy ja päivämäärä on jo tiedossa, varauksen kanssa ei siis välttämättä kannata odottaa siihen asti, että tapahtuman kaikki muut suunnitelmat ovat valmiina.
Usein kysyttyä esiintyjän varaamisesta yritystapahtumaan
Voiko esiintyjälle esittää kappale- tai ohjelmatoiveita?
Useimmiten kyllä. Musiikkiesityksissä toiveista kannattaa kertoa mahdollisimman ajoissa, etenkin jos kyseessä on kappale, joka ei ole valmiiksi esiintyjän settilistalla. Kaikkia toiveita ei aina pystytä toteuttamaan, mutta kysyä kannattaa.
Kuinka pitkä esiintymisen pitäisi olla?
Se riippuu paljon siitä, millainen ohjelmanumero on kyseessä. Puolen tunnin taikuriesitys voi olla juuri sopiva kokonaisuus, kun taas livemusiikkia voidaan tarvita useamman tunnin ajan esimerkiksi vieraiden saapumisesta illalliseen ja myöhemmin tanssiin. Esiintymisen pituutta kannattaa siis miettiä osana tapahtuman aikataulua.
Tarvitaanko esiintyjälle aina lava?
Ei. Pianisti, duo, taikuri tai muu pienempi kokoonpano voi toimia hyvinkin pienessä tilassa ilman varsinaista lavaa. Bändi tarvitsee jo enemmän tilaa soittimille ja tekniikalle. Jos et ole varma tilan riittävyydestä, kuvat tai tapahtumapaikan pohjapiirros auttavat usein asian selvittämisessä.
Voiko esiintyjän varata vain lyhyeksi aikaa?
Voi. Yritystapahtumaan voidaan hyvin sopia yksi erillinen ohjelmanumero. Kannattaa kuitenkin huomioida, että hinta ei muodostu vain lavalla vietetystä ajasta, joten lyhyt esiintyminen ei välttämättä ole samassa suhteessa halvempi kuin pidempi kokonaisuus.
Etsitkö esiintyjää yritystapahtumaan?
Jos olet järjestämässä yritystapahtumaa ja mietit vielä sopivaa ohjelmaa, voit laittaa minulle viestiä jo suunnitteluvaiheessa. Kerro, millainen tilaisuus on tulossa ja mitä ohjelmalta toivot, niin katsotaan, löytyisikö Musamajan kautta siihen sopiva vaihtoehto.
Tarjouspyynnöt: